最終更新日：2024-04-15

ChatGPTで議事録作成・文字起こしを効率化！おすすめAIツール3選解説

プロジェクトチームの意思統一に欠かせないのに、誰もやりたがらない議事録（ミニット）の作成。ChatGPTを使ええば要約、多言語への展開まで一気に行えます。

この記事では、ChatGPTが議事録作成にどのように役立つか、おすすめの活用法について解説します。また効率的に議事録作成を進めるために、ChatGPTと組み合わせて使いたいAIツールについてもご紹介します。

ChatGPTとはなにか、最新機能や使い方事例をこちらの記事で、LLMについてはこちらで詳しく説明していますので併せてご覧ください。

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1 議事録作成におけるChatGPT活用5シーン
2 議事録作成にChatGPTを使用する5つのメリット
3 ChatGPTで議事録作成する5ステップ
4 ChatGPTで議事録作成する際のおすすめツール3選
5 ChatGPTで議事録作成する際の3つの注意点
6 ChatGPTによる議事録作成についてよくある質問まとめ
7 まとめ

議事録作成におけるChatGPT活用5シーン

議事録作成において、ChatGPTは様々な活用方法があります。ここでは5つのできることを説明します。

会議内容の要約

ChatGPTを使用することで、会議の議論を要約することが可能です。これにより、会議の内容を簡単に理解できます。また、重要なポイントや意見を強調した簡潔なレポートを作成することができます。

会議に出席できなかったチームメンバーに共有することで、認識のズレをなくすことが可能です。

アクションやタスクの整理

ChatGPTは、会議の内容から議事録をまとめるだけでなく、具体的なアクションや必要なタスクを考え、それらをリストアップすることができます。これにより、会議後のフォローアップが容易になり、決定された事項が実行に移されやすくなります。

誤字脱字の修正

会議の内容をChatGPTに共有し、誤字脱字の修正を依頼することも可能です。「です・ます調」に統一することはもちろん、日本語として表現が間違っている部分の修正をすることもできます。

質問と回答の整理

会議中に生じた質問やそれに対する回答をChatGPTで関連するトピックやテーマごとに整理し、文書化することができます。これは、会議の内容をレビューする際や、後日同じトピックに関して議論を再開する際に役立ちます。

多言語対応

ChatGPTを使うことで複数の言語での議事録作成ができます。これにより、異なる言語を話す参加者がいる国際的な会議でも全員が内容を理解しやすくなります。また、翻訳にかかる時間を省くことにもつながります。

ChatGPTの翻訳ツールとしての可能性、活用事例をこちらの記事で詳しく説明していますので併せてご覧ください。

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議事録作成にChatGPTを使用する5つのメリット

議事録作成にChatGPTを使用するメリット

ChatGPTを議事録作成に活用することには多くのメリットがあります。ここでは3つの利点についてご紹介します。

時間の節約と効率性の向上

ChatGPTを利用する最大のメリットの一つは、議事録作成プロセスの時間を大幅に節約し、作業効率を向上させることです。これにより、議事録の作成にかかる時間を他の生産的な業務に使うことができます。

文書の質の向上

ChatGPTは、会議の内容を分析し、より内容が理解しやすいように文書の構造を変更したり、言葉の使い方を修正したりといったことが可能です。また、専門的な用語への補足や異なる言語に翻訳する技術も、文書の質をより高める助けとなります。

客観性の確保

ChatGPTは人間の主観やバイアスを排除し、客観的な議事録を作成するのに役立ちます。これは、ChatGPTがテキストデータを処理する際に、特定の意見や感情に基づく判断を行わず、入力された情報に基づいて分析や要約を行うからです。

人間の記録者が議事録を作成する場合、彼らの個人的な見解や意見が記録に反映される可能性があります。しかし、ChatGPTを使用することで、このようなバイアスが排除され、議事録は客観的かつ公平なものとなります。これにより、会議の参加者は個々の意見に偏りなくアクセスでき、意思決定プロセスがより透明になります。

アクセスや共有がしやすい

ChatGPTによって作成した議事録はデジタル形式で即座に利用可能となるため、参加者間での共有が簡単です。これにより、会議の決定事項やタスクを素早く確認でき、プロジェクトの進行を促進することに繋がります。さらに、議事録をデータ化することで検索が容易になり、必要な情報を見つけやすくなります。

即時性

ChatGPTはリアルタイムで議事録を作成することが可能です。会議中にChatGPTを使用することで、議事録の進行状況をすぐに確認することができます。

従来の手動で議事録を作成する場合、議事録作成者が会議の内容を逐一記録し、後で整理する必要がありました。しかし、ChatGPTを使用すると、会議中に発言された情報がリアルタイムで処理され、議事録がすぐに作成されます。

これにより、参加者は会議の進行状況や議題の変化を迅速に把握し、必要に応じて意見や情報を修正することができます。また、議事録が即座に利用可能となるため、会議後のフォローアップやアクションアイテムの割り当ても迅速に行うことができます。

これら以外にもChatGPTを議事録作成で使用するメリットは多数あり、多くのビジネスパーソンにとって力強いアシスタントになります。

ChatGPTで議事録作成する5ステップ

次に、ChatGPTを利用して議事録を作成するためのステップを具体的に説明します。

1: 会議の内容を書き起こす

まず、会議の内容をリアルタイムまたは録音後にテキスト形式で書き起こします。ChatGPT以外の文字起こしツールをうまく活用することで、より効率よく議事録を完成させることができます。

2: 書き起こした内容をデータとして保存する

書き起こされた会議のテキストをデータとして保存します。これにより、会議の内容をChatGPTへ簡単に共有できます。

3: ChatGPTを開き、指示をだす

ChatGPTを開いたら、書き起こした会議のテキストデータを共有し、指示をだします。指示には、文章の適切な要約、構成や文言の修正依頼、他の言語への翻訳、必要なタスクの整理などが含まれます。ChatGPTに求めるタスクを具体的に指示しましょう。

APIを介しての利用も可能です。

4: 生成された文章のレビューをする

ChatGPTによって生成された議事録を人間の目でレビューし、内容の正確性、網羅性、および具体性などを確認します。この段階では、必要に応じて手動での修正や追加を行い、文書が会議の内容を正しく反映していることを確認します。

5: 最終確認後に共有する

文書の最終版を確認した後、議事録を会議参加者や関係者と共有します。データとして保存するなど、シェアしやすい形にすることで共有がスムーズになり便利です。

このステップを通じてChatGPTを使用することで、議事録作成がより迅速かつ正確に行われるようになります。

議事録作成に使えるおすすめプロンプトリスト

プロンプト	詳細
会議の要点を要約してください。	会議の議題や討論内容を簡潔にまとめ、議事録の基本的な構造を提供します。
アクションアイテムを抽出してください。	会議中に発言されたアクションアイテムやタスクを整理し、議事録に追加します。
意見や提案を整理してください。	会議で提案された意見やアイデアをまとめ、関連するトピックごとに整理します。
重要なポイントを強調してください。	会議で特に重要なポイントや意見を強調し、議事録に明示します。
意見や提案を整理してください。	会議で提案された意見やアイデアをまとめ、関連するトピックごとに整理します。
誤字脱字を修正してください。	議事録やメモのテキストを入力し、誤字脱字を検出して修正します。
多言語翻訳を行ってください。	議事録や会議の内容を必要に応じて他の言語に翻訳し、多言語対応の議事録を作成します。
行動計画を策定してください。	会議の結果や議論から、将来の行動計画や戦略を策定します。
会議の要約を提供してください。	会議の内容を簡潔に要約し、重要なポイントや意見を強調したレポートを作成します。
議事録のレビューを行ってください。	作成された議事録を確認し、必要に応じて修正や追加を行います。

ChatGPTで議事録作成する際のおすすめツール3選

ChatGPTを活用して議事録を作成する際に、プロセスをさらに効率化し、結果の品質を向上させるために役立つツールがいくつか存在します。以下に、議事録作成に特におすすめのツールを3つご紹介します。

GPT-4V

GPT-4Vは、より高度な言語理解能力と生成能力をもつChatGPTの最新バージョンです。GPT-4Vを使用することで、会議で使用された画像やホワイトボードの写真を読み込ませ、その内容についての文章を作成したり、文字起こしをしたりすることも可能です。

GPT-4Vは、有料版のChatGPT Plusで使用することができます。

Whisper

Whisperは、OpenAIによって開発された先進的な音声認識・文字起こしツールで、様々な言語やアクセントに対応しています。このツールは、会議の音声をテキストに変換することができ、音声ファイルから文字起こしを行うことができます

。Whisperをうまく使用することで、ChatGPTに入力する前の会議の内容の書き起こし作業を効率化し、時間を節約できます。

ZoomやMicrosoft Teamsの文字起こし機能

多くのビデオ会議ツールには、会議中の音声をテキストに変換する文字起こし機能が組み込まれています。例えば、多くの企業や個人が使用するZoomやMicrosoft Teamsでは、会議の内容を自動的に記録し、後から簡単に参照できるようになっています。これらの文字起こし機能は、ChatGPTで議事録を作成する上で大きな助けとなります。

ChatGPTで議事録作成する際の3つの注意点

ChatGPTを用いて議事録を作成する際には、いくつかの注意点があります。これらの点を考慮することで、より正確かつ有効に議事録作成ができます。

正確性の確認

ChatGPTは、入力されるデータに基づいて出力を生成するため、入力データの誤りや不完全さが出力に反映される可能性があります。そのため、ChatGPTによって生成された議事録は、必ず人間がレビューし、内容の正確性を確認する必要があります。特に、専門用語の使用や議論のニュアンスを正確に捉えることが重要です。

プライバシーと機密性の保護

会議の内容には、機密情報や個人情報が含まれることがあります。ChatGPTを使用して議事録を作成する場合、これらの情報が適切に保護されていることを確認する必要があります。ChatGPTやその他のツールを使用する前に、データの扱いに関するプライバシーポリシーを確認し、必要なセキュリティ対策を実施しましょう。