AIによる議事録作成とは？メリット・サービス選定方法・注意点徹底解説！

生成AI技術の目覚ましい発展により、自然言語処理や音声認識の精度が飛躍的に向上しました。この革新的な技術を活用し、会議の議事録作成を自動化するAIツールが登場しています。

生成AIとはなにか、なぜ重要かをこちらの記事で説明していますので併せてご覧ください。

議事録作成にAIを導入することで、作業の効率化と精度向上が期待できます。本記事では、議事録作成AIの機能、メリット、選定のポイント、注意点について詳しく解説します。議事録作成の自動化によって業務効率を高めたい方は、ぜひご一読ください。

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議事録作成AIで何ができる？

従来、議事録作成は、会議に出席した人が手作業で行うことが一般的でした。これは非常に時間と労力を要する作業であり、作成者の主観に左右されるという課題もありました。以下では、議事録作成AIでできる主要なことです。

尚、議事録サービスによって、できることとできないことがありますので、導入を検討する際はどこまでできるのかを確認する必要があります。

自動音声認識と文字起こし

議事録作成AIの基本的な機能は、会議中の音声をリアルタイムで認識し、それをテキスト化（文字起こし）することです。最先端の音声認識（声紋認証）技術を用いて、複数の話者がいる環境でも高い精度で発言を文字に変換します。また、話者分離技術により、誰が何を話したかも識別されます。

議題と決定事項の自動抽出

AIは会議の中で話された内容から重要なポイントや決定事項を自動で識別し、議事録に明確にマークしたり、要約を作成したりします。これにより、会議後のレビューやアクションプランの作成が容易になります。

タスクの追跡と管理

議事録作成AIは、会議中に言及された各種タスクやアクションアイテムを識別し、整理します。サービスによっては、統合されたタスク管理機能を利用して、実行状況の確認や進捗管理を自動で行うことができます。

議事録のフォーマット調整

AIによる文字起こしと要約が完了した後、議事録作成ツールは、予め定義されたテンプレートに従ってテキストデータを自動的に整形します。このテンプレートは、企業や組織ごとに異なる議事録のフォーマットに合わせてカスタマイズ可能です。

例えば、会議の日時、出席者、議題、決定事項、宿題事項などの情報を、定められた形式で自動的に配置します。これにより、議事録の体裁が統一され、読みやすく理解しやすい文書が生成されます。また、議事録作成者が手作業でフォーマットを調整する手間が省けるため、さらなる時間短縮につながります。

多言語での翻訳

多言語に対応した議事録作成AIは、国際的なビジネス会議でも活躍します。異なる言語での発言を認識し、必要に応じてリアルタイムで翻訳を行い、多言語の参加者も同じページで情報を共有できるようにサポートします。

会議内容の分析

AIは、会議内容を分析して重要なトピックやトレンドを抽出し、参加者の発言パターンや感情を分析することが可能です。これにより、組織のコミュニケーション効率を向上させ、より戦略的な意思決定を可能にする情報を提供します。

レビューと編集

自動生成された議事録は、AIによる処理結果であるため、誤りや不明瞭な表現が含まれている可能性があります。そのため、人間によるレビューと編集が重要です。議事録作成ツールは、ユーザーが議事録を簡単にレビューし、必要に応じて編集できる機能を提供しています。

例えば、誤って認識された単語の修正、文脈に合わない表現の調整、重要なポイントの強調など、ユーザーは自分の判断で議事録を仕上げることができます。この過程で、AIによる自動化と人間の知見を組み合わせることで、より正確で質の高い議事録を効率的に作成できます。

また、頻発する企業特有の単語を事前登録し、文字起こしの際に誤りを発生しにくくする機能などもあります。

保存と共有

議事録のレビューと編集が完了したら、最終版の議事録をクラウドストレージに保存します。これにより、議事録のデータが安全に保管され、必要に応じていつでもアクセスできるようになります。

また、議事録作成ツールの多くは、作成された議事録を関係者に簡単に共有できる機能を備えています。例えば、議事録へのリンクを自動的に生成し、メールやチャットツールを通じて出席者に送信することができます。

これにより、議事録の配布にかかる手間が大幅に削減され、情報共有がスムーズになります。さらに、一部のツールでは、議事録の変更履歴管理や、アクセス権限の設定など、セキュリティとプライバシー保護のための機能も提供されています。

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議事録作成にAIを使用するメリットとは？ChatGPTでけでは不十分？

議事録作成AIの導入は、企業や組織に多岐にわたる利点をもたらします。以下に、その主要なメリットを解説します。加えて、ChatGPTの音声認識機能やテキスト要約機能を直接使用するのではなく、議事録作成に特化したAIツールを使うことで得られる重要なメリットも説明します。

尚、昨今の議事録作成AIは、APIでGPTや他のLLMを利用するなどして、要約機能など、議事録に付随する機能を充実させています。

時間の節約と効率の向上

議事録作成AIを利用することで、会議後の議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。手作業でのテキスト化作業が不要になるため、参加者はより生産的なタスクに集中することができます。

​​精度の向上

AIによる自動記録は、人の手による記録と比較して高い精度を持ち、発言内容を文字にする際の主観的解釈や漏れを最小限に抑えます。これにより、議事録の質と一貫性が保たれ、情報の正確な共有が可能になります。

ChatGPTのような汎用的なAIサービスでも、音声認識機能などを駆使すれば議事録作成は可能でしょう。しかし、議事録作成専用のAIツールは、会議での発言内容をより正確にテキスト化できます。会議特有の言い回しや用語、文脈を理解するように設計されているため、より高い精度が期待できます。

また、話者分離機能により、誰が何を話したかを正確に判別し、議事録に反映できます。

アクセシビリティの向上

議事録AIは、生成したテキストデータをクラウド上でリアルタイムに管理し、関連するメンバーがいつでもアクセスできるようにします。遠隔地にいるメンバーや時間的制約がある場合でも、議事内容を簡単に確認できるようになります。

グローバルでの情報共有が可能

多言語に対応した議事録AIは、異なる国の参加者が一同に会する国際会議でもその効果を発揮します。自動翻訳機能を備えているため、言語の壁を越えて情報がスムーズに共有されます。

情報セキュリティ

多くの議事録作成AIツールは、機密情報を含む可能性のある会議の録音データを安全に処理するために、高度なセキュリティ機能を備えています。データの暗号化、アクセス制御、自動データ削除など、情報漏洩リスクを最小限に抑える仕組みが整っています。

一方、ChatGPTのような汎用AIでは、データの取り扱いに関するユーザー側でのコントロールが限定的です。

議事録作成ワークフローの自動化

議事録作成AIツールの多くは、録音データのアップロードから、文字起こし、フォーマット調整、関係者への共有まで、一連の作業を自動で行えます。これにより、従来は手作業で行っていた煩雑な議事録作成作業を大幅に効率化できます。

インターフェースが議事録作成に最適化

議事録作成AIツールはユーザーインターフェースが議事録作成に最適化されています。ChatGPTのようなチャットインターフェースではなく、録音データの管理、文字起こしのレビューと編集、議事録の保存と共有などに特化したUIを提供しているため、ユーザーは迷うことなくスムーズに作業を進められます。

AIによる議事録作成サービスを選ぶ際の9つのポイント

議事録作成AIサービスを選定する際には、様々な要素を検討する必要があります。以下に、その選定基準として考慮すべきポイントをご紹介します。

精度と信頼性

AIサービスを選ぶ際に最も重要なのは、その精度と信頼性です。特に音声認識の正確さや、文脈を正しく理解しテキスト化する能力が重要です。

一部のツールは、高度な自然言語処理技術と大量の学習データを活用することで、人間に匹敵する高い文字起こし精度を実現しています。サービス提供者が実施しているテスト結果やユーザーレビューを参考に、その性能を評価してください。

ユーザーインターフェースの使いやすさ

AIサービスの効果は、そのユーザーインターフェース（UI）の使いやすさにも大きく影響されます。直感的で理解しやすいUIであれば、すべての従業員が容易に利用でき、導入の障壁が低くなります。

例えば、シンプルなドラッグ＆ドロップ操作で音声ファイルをアップロードでき、自動文字起こしされた議事録をワンクリックで共有できる機能などは、利便性を大きく向上させます。一方、操作方法が複雑だと、AIを活用するメリットが半減してしまいます。

カスタマイズと拡張性

ビジネスのニーズは時間とともに変化するため、選ぶAIサービスは将来的な拡張やカスタマイズが可能であることが望ましいです。将来的に機能追加やカスタマイズが必要になった場合に、柔軟に対応できるサービスを選びましょう。例えば、議事録の自動要約や、話者の感情分析など、高度な機能の追加が将来的に必要になるかもしれません。

APIの提供や、カスタムボキャブラリの登録など、柔軟にカスタマイズできるサービスを選べば、長期的な利用で業務の効率化とコスト削減を実現できるでしょう。

コスト

議事録AIサービスのコストは、初期導入費用、月額または年間利用料、追加機能の料金など、トータルコストを見極める必要があります。安価な導入費用に釣られて、かえって高額な運用コストを負担することのないよう注意が必要です。

料金体系が明瞭で、利用量に応じた柔軟な課金プランのあるサービスを選ぶことで、無駄なコストを削減できます。費用対効果を慎重に見極めましょう。また、サービス提供者が提供するカスタマーサポートの質や可用性も重要な判断材料となります。

サポート体制

サービス提供者のカスタマーサポート体制も見落とせません。特に導入初期は、操作方法や不具合対応など、手厚いサポートが欠かせません。電話やチャットなどの複数チャネルでの問い合わせ対応や、わかりやすいオンラインマニュアルの提供など、ユーザーに寄り添ったサポート体制があるかどうかもチェックしておくとよいでしょう。

セキュリティとプライバシー保護

セキュリティとプライバシー保護も重要な選定基準の一つです。機密性の高い会議内容を安心してAIに処理させるためには、サービス提供者のセキュリティ対策が万全であることが不可欠です。

データの暗号化、アクセス制御、監査ログの記録など、多層的なセキュリティ措置を講じているかどうかを確認しましょう。また、GDPR、CCPA、APPI等の各国のプライバシー保護法に準拠したデータ取り扱いを行っているかどうかも重要なポイントです。

他のサービスとの連携や統合

AIサービスとの連携や統合も見逃せません。議事録作成AIで生成されたデータを、他の業務システムやアプリケーションと円滑に連携できるかどうかは、業務効率化の大きな鍵となります。

例えば、議事録をワンクリックでチャットツールに共有したり、タスク管理ツールと自動連携したりできると、情報共有やアクションの進捗管理がスムーズになります。APIの提供状況や、主要なビジネスツールとの連携実績など、事前に確認しておくことをおすすめします。

音声認識の多言語対応

音声認識の多言語対応も、グローバル企業では重要な選定ポイントになります。海外拠点とのWeb会議も増えている昨今、英語だけでなく、中国語、スペイン語、フランス語など、多言語の音声認識に対応していることが望ましいでしょう。同時に、方言や訛りのある音声でも高精度に文字起こしできることも重要です。

トライアル期間

トライアル期間の有無や、継続利用へのしやすさも見落とせないポイントです。実際の会議音声データを使って、精度や使い勝手を事前に試せるトライアル期間があると、導入リスクを大幅に下げられます。

また、トライアル期間終了後の契約プランの柔軟性や、データ移行のしやすさなども考慮しておくとよいでしょう。

議事録作成AIを導入する前に検討すべき6つの注意点とリスク

最後に、議事録作成AIを活用する際の注意点についても解説します。

初期導入のコスト

議事録作成AIの導入には、ソフトウェアの購入やカスタマイズ、従業員の研修など初期コストがかかる場合があります。特に、企業の具体的なニーズに合わせたシステムを構築する場合、これらの初期投資が負担となることがあります。

​​プライバシーとセキュリティの懸念

議事録データは機密情報を含むことが多く、その保管や管理には高いセキュリティが求められます。セキュリティ対策は十分に施しましょう。

使用するAIサービスが適切なデータ保護対策を講じているか、詳細を確認し、情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。

従業員の抵抗感

新技術の導入には変化が伴いますが、特にテクノロジーに慣れていない従業員からは抵抗感や不安が生じることがあります。従業員へのケアも実施することがAI導入をうまく進めるコツです。

過度の依存とスキルの低下

議事録作成をAIに依存することで、人間が議事録を取る、そして理解するスキルが低下する可能性があります。また、AIが正確に機能しない場合に人間が適切に介入できない問題も生じ得ます。このように、過度の依存は業務の質を低下させるリスクを持ちます。

法的なコンプライアンスの確認

特定の業界や地域では、データ処理に関して厳格な法的要件が設けられていることがあります。AI議事録システムを導入する際には、その法的なコンプライアンスを確認し、規制違反にならないように注意する必要があります。

定期的なアップデート

議事録作成AI技術は急速に進化しています。導入後もシステムのアップデートや改善が必要になることがあります。定期的なレビューとアップデートを実施しましょう。

議事録作成AIについてよくある質問まとめ

まとめ

議事録作成にAIを導入することで、会議の内容を自動的に文字起こしし、要約やフォーマット調整までを効率的に行えます。これにより、作業時間の大幅な短縮と精度の向上が実現します。AIサービスを選ぶ際は、精度や使いやすさ、拡張性、コストなど、様々な要素を総合的に検討することが重要です。

一方で、初期コストやプライバシー、従業員の抵抗感など、導入前に注意すべき点もあります。自社のニーズに合ったAIサービスを選定し、適切に運用することで、議事録作成の効率化とビジネスの生産性向上が期待できるでしょう。

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