AIによる自動発注とは？仕組み・メリット・デメリット・導入注意点を徹底解説！

在庫管理と発注業務は、ビジネスの利益に直結する重要な業務です。しかし、発注担当者の経験頼りによる属人化、需要予測の精度が上がらず過剰在庫や欠品と言った課題を抱えている企業も少なくありません。

本記事では、これらの課題を解決する自動発注システムについて解説します。特に、AIを活用した自動発注の仕組み、メリット・デメリット、導入時の注意点について詳しくご紹介します。さらに、初期投資や運用体制の確立といった課題への対策もご紹介しています。

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自動発注とは？

自動発注は在庫管理や生産管理などのシステムによって、一定の条件が満たされた場合に自動的に発注を行う仕組みです。

従来の手動発注では、担当者が在庫状況を確認し、発注量を判断して注文を行う必要がありました。しかし、自動発注により、発注業務の工数削減やミスの防止を実現し、効率的な在庫管理を可能にします。

スーパーマーケットなどの小売業、卸売業を中心に幅広い業種で活用されており、業務効率化や在庫最適化、顧客満足度向上などの効果が報告されています。

特に、AI技術を活用した需要予測型の自動発注システムの導入が増加しており、より精度の高い発注管理が可能になっています。

自動発注システムの仕組み

自動発注システムは在庫数を監視し、あらかじめ設定された発注点や発注量を元に必要な商品を自動的に発注します。在庫が一定数以下になった場合や、納期に間に合わなくなる場合など、設定した条件に応じて発注が自動的に行われます。

バーコードリーダーやRFID（Radio Frequency Identification）などの自動認識技術を活用することで、商品の入出庫を自動的に把握し、リアルタイムな在庫情報を管理することができます。

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自動発注の主要な発注方式と特徴

小売業や製造業において、AI自動発注には主に以下の発注方式があります。それぞれの方式には独自の特徴があり、商品特性や業態に応じて使い分けることが重要です。

セルワン・バイワン方式

セルワン・バイワン方式は、商品が1つ売れるたびに1つを補充する単純な仕組みです。この方式は店舗従業員への教育コストが低く、発注漏れが発生しにくいという利点があります。

特に、特定の商品についてのみ需要がある場合や、大量発注が不要な商品の管理に適しています。ただし、需要の増減に対応できないため、欠品や過剰在庫が発生しやすく、多頻度少量発注による物流効率の低下という課題もあります。

発注点方式

発注点方式は、商品在庫が設定された発注点を下回った時点で自動的に発注を行う方式です。この方式は、リアルタイムでの数量把握が難しい商品や、納品・補充作業を減らしたい商品の管理に効果的です。

在庫不良となってもそれほど損失が大きくない商品の管理に適しており、発注頻度のコントロールを最適化できるという特徴があります。

定期発注型システム

一定の期間ごとに自動で発注を行う仕組みで、特に消耗品や定期的に必要となる商品に適しています。

リアルタイム在庫連動型システム

POSデータや倉庫管理システムと連動し、リアルタイムで在庫状況を把握しながら自動発注を行います。

需要予測方式によるAI発注

需要予測方式によるAI発注は、AIを活用して将来の需要を高精度に予測し、それに基づいて最適な発注を自動的に行うシステムです。過去の販売実績、販売価格、天候などの多様なデータをAIで分析し、将来の需要を予測して最適な発注量を算出します。

AIアルゴリズムを用いて、販売実績や在庫状況、顧客情報などのデータからパターンを学習し、将来の需要を予測します。需要を予測することで適切な発注量を決定します。

自社イベントの事前登録により予測精度を向上させることもでき、値引きのタイミングや率もAIが算出することで、ロス削減と売上アップを実現します。

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AIによる自動発注がもたらすメリットや効果

AI自動発注システムの導入は、小売業や製造業の業務効率化に大きく寄与します。人手不足が深刻化する中、発注業務の自動化によって従業員の負担を軽減しながら、精度の高い在庫管理を実現できます。

具体的な導入効果は、以下の側面から確認できます。

人的コストとリソースの大幅な削減

AI自動発注システムの導入により、発注業務にかかる時間を大幅に削減できます。あるスーパーマーケットでは、従来1日あたり3時間かかっていた発注作業が25分程度まで短縮されるなど、時間削減効果が報告されています。

自動発注により、発注に関連するタスクを自動的に処理するため、従業員が手動で入力や処理をする必要がなくなります。また、AIによる需要予測を活用することで、在庫の過不足を回避し、在庫コストやロスを削減することができます。

属人化の解消

自動発注システムは、業務の属人化を解消する上で大きな役割を果たします。経験の少ない従業員でも高精度な発注が可能となり、発注業務の属人化も解消できます。

特定の担当者が不在の場合でも、システムが自動で発注を行うため、業務の中断を防ぐことができます。また、削減できた時間やリソースは、接客や売り場整理などの顧客サービス向上に振り向けることができ、店舗運営の質的向上にもつながります。

在庫の最適化と欠品率の改善

AIによる需要予測を活用することで、売上データや顧客属性、天候などの情報をリアルタイムに反映し、最適な在庫量を維持できます。実際の導入事例では、欠品率が減少し、売上増加も実現しています。

また、過剰在庫も抑制されることで、廃棄ロスの削減にも貢献します。特に賞味期限が短い日配品や生鮮食品においても、AIによる需要予測で適切な在庫管理が可能となっています。

発注精度の向上

AIを活用した自動発注システムでは、過去の販売データだけでなく、気温・降水確率などの天候データ、曜日特性、客数の変動など、多様なデータを分析して最適な発注量を算出します。大手小売チェーンでは、発注作業の時間を削減しながら、在庫の適正管理による販売ロスの減少も実現しています。

さらに、バーコードやRFIDタグを活用することで、在庫の動きをリアルタイムで追跡し、誤差を最小限に抑えることができます。

AIによる自動発注のデメリットと対策

AI自動発注システムには導入・運用面での課題がありますが、適切な対策を講じることで効果的な活用が可能です。システムの特性を理解し、計画的な導入と運用体制の整備が重要です。

コストの検討

AI自動発注システムの導入には、システム開発・カスタマイズ費用としてまとまった初期投資が必要です。システムの導入だけでなく、社員への研修やメンテナンス費用も考慮に入れる必要があります。さらに、運用コストも必要となります。

これらの課題に対しては、長期的な視点での投資計画の立案と、段階的な導入アプローチが有効です。クラウド型システムの利用によって初期費用を抑えられ、段階的な導入が可能となります。

また、一部の自動発注システムは「IT導入補助金」の対象となっており、導入費用を抑えられる可能性があります。

運用人材の確保が欠かせない

AI自動発注システムを効果的に運用するためには、適切な人材と体制の確保が不可欠です。システムを効果的に運用するためには、シーンに応じた最善の需要予測手法を見極められる専門的な知識やスキルを持った人材の確保が不可欠です。

AIの専門知識を持つ人材の採用や外部ベンダーやコンサルタントの起用を検討する必要があります。

特定の個人のスキルや知識に依存しない業務フローを構築することが重要です。社内運用フローの確立: 特定の担当者しか操作できない事態を避けるため、社内で運用の流れを構築する必要があります。

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学習データの量と質の確保

システムの精度を高めるには、質の高い過去データの蓄積と定期的なモデルの更新が重要となります。AIによる需要予測は、データの質や量に大きく依存します。

不適切なデータや偏ったデータは、誤った予測を引き起こす可能性があります。特に新商品や季節商品など、十分な過去データがない商品については、予測精度が低下するリスクがあります。

この問題に対しては、商品特性に応じた発注ロジックの調整と、定期的な予測モデルの見直しが必要です。システムが出す推奨発注量については、その計算過程を追跡できる機能を活用し、必要に応じて調整を行うことが重要です。

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イレギュラー対応と人的判断の連携強化

AI自動発注システムは通常の需要パターンには効果的に対応できますが、突発的な需要変動や特別注文などのイレギュラーな状況への対応には限界があります。例えば、倉庫間の商品移動や仕入れ先の欠品、特別注文への対応など、システムだけでは適切に判断できないケースが発生します。

このような状況に対しては、AIの予測結果を参考にしながらも、最終的な判断は人が行える仕組みを整備することが重要です。システムと人的判断を適切に組み合わせることで、より柔軟で効果的な発注管理が可能となります。

まとめ

AI自動発注システムは、人手不足や業務効率化の課題を抱える企業にとって、強力な解決策となります。セルワン・バイワン方式、需要予測方式、発注点方式など、商品特性に応じた最適な方式を選択できるため、幅広い業態での導入が可能です。

初期投資や運用体制の確立といった課題はありますが、段階的な導入と適切な人材育成で克服できます。

自社の状況に合わせた最適なシステムを選定し、効果的に運用するためには、専門的な知識や経験が必要となる場合があります。AI Marketでは、自動発注システムに精通した専門家をご紹介可能です。

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自動発注についてよくある質問まとめ