ChatGPTによる要約とは？テキスト・動画・PDF向けのプロンプト・注意点を徹底解説！

長文のレポートや資料から要点を素早く把握することは、効率的な業務遂行に不可欠です。ChatGPTによる要約は、ビジネスの効率化や意思決定の迅速化を求める企業にとって、強力なツールとなり得ます。

本記事では、ChatGPTの要約機能に焦点を当て、仕組み、活用シーン、効果的な使い方、注意点を詳しく解説します。この記事を読むことで、ChatGPTの要約機能を最大限に活用し、日々の業務における情報処理の効率化と質の向上を実現する方法がわかります。

ChatGPTの基本はこちらの記事で詳しく説明していますので併せてご覧ください。

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ChatGPTで何が要約できる？

ChatGPTの要約機能は、幅広い分野で活用されています。ビジネス文書、学術論文、ニュース記事、さらには動画コンテンツまで、多岐にわたる情報を簡潔にまとめることができます。これにより、時間の節約だけでなく、複雑な情報の理解を深めることが可能になります。

文書要約

文書要約には主に二つのアプローチがあります。

• 抽出型要約：原文から重要な文や句を選び出して組み合わせる方法
• 生成型要約：原文の内容を理解した上で新しい文章を生成

ChatGPTは主に生成型要約を行い、より自然で流暢な要約文を作成します。この手法により、原文の核心を捉えつつ、読みやすい形で情報を提供することができます。

以下に、要約できるデータの例を挙げます。

• ニュース記事
• 学術論文
• ビジネスレポート
• ウェブページの内容
• 会議録やカスタマーサポートの通話内容
• 書籍や小説
• FAQ（よくある質問）
• 学習教材

論文の場合、抄録、序論、結論などの重要セクションに焦点を当てることで、効果的な要約が可能になります。ChatGPTは、専門用語や複雑な概念を理解し、簡潔な言葉で説明する能力を持っています。

PDFの要約

PDF文書の要約は、ChatGPTの強力な機能の一つです。有料版のChatGPT PlusであればPDFアップロード機能を利用可能で、テキストの抽出ステップを経ずに直接PDFを要約できます。

まず、ChatGPTにPDFを添付してアップロードします。そして、要約するよう指示します。

例えば、「この研究論文の主要な発見を要約してください」や「この記事の主張を1段落でまとめてください」など、要約の内容や形式を明確に指示するプロンプトを作成します。

PDF書類内の図表やグラフについても、テキスト部分の情報から高精度で内容を推定して要約や分析を行います。

ChatGPTは、専門用語や複雑な概念を理解し、簡潔な言葉で説明する能力を持っています。これにより、研究者や学生は膨大な量の学術情報を効率的に処理し、重要なポイントを素早く把握することができます。

動画・音声コンテンツの要約

動画や音声のコンテンツの要約は、テキスト要約とは異なるアプローチが必要です。YouTubeなどの動画サイトURLをChatGPTに貼り付けて、内容を要約することが可能です。

ただし、直接動画ファイルや音声ファイルをアップロードすることはできません。

動画ファイルや音声ファイルを要約する場合は、まず、動画の音声を文字起こしします。これには、YouTubeの自動字幕機能や専門の文字起こしツールを利用できます。

または、スマホアプリの音声入力機能を活用すれば、音声入力後にテキストが生成されます。

そして、文字起こしテキストをChatGPTに入力し、要約を生成します。動画の長さや内容に応じて、要約の詳細度を調整することが可能です。

このプロセスは、教育コンテンツ、ビジネスプレゼンテーション、エンターテインメント動画など、様々なジャンルの動画に適用できます。特に、時間に制約のある視聴者や、複数の情報源から迅速に知識を得たい学習者にとって、非常に有用なツールとなります。

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ChatGPTで要約する場合に効率を上げる方法

ChatGPTを利用して要約を行う際には、効果的なプロンプトを設計することが重要です。プロンプトの内容によって、生成される要約の質が大きく変わるため、具体的かつ明確な指示を与えることが求められます。

基本的なプロンプトテンプレート

ChatGPTに要約を依頼する際には、以下のようなシンプルで明確な指示が効果的です。

• 「この文章を3つの主要ポイントに絞って要約してください」
• 「200文字以内でこのレポートの結論をまとめてください」
• 「以下のテキストを一つの明確で簡潔な段落に要約してください」
• 「箇条書き形式で主なポイントを抽出してください」

上記のような指示により、LLMは特定の情報に焦点を当てた要約を生成します。また、文字数制限を設けることも有効です。

具体的な要求をすることで、期待する出力形式や内容がより明確になり、質の高い要約が得られます。

目的別プロンプトのカスタマイズ方法

プロンプトは用途に応じて柔軟にカスタマイズできます。

例えば、ビジネスシーンでは以下のように指示することで、実務に即した内容が得られます。

• 「会議資料として使用できる形で、この報告書を要約してください」
• 「この四半期レポートのエグゼクティブサマリーを作成し、主要な成果、戦略的決定、将来の方向性を含めてください」
• 「この会議の主要な議論点、決定事項、アクションアイテムを要約してください」
• 「以下の会議トランスクリプトの詳細なサマリーを作成し、主要トピック別に構造化してください。各トピックについて、誰が関与したか、何が詳細に議論されたか、どのような決定がなされたか、どのような問題や課題が特定されたか、どのような解決策が提案または実施されたかをまとめてください」

また、学術論文の場合には「この研究論文の目的、方法、結果を簡潔にまとめてください」といった具体的なリクエストが有効です。

このように、対象読者や使用目的に合わせたプロンプト設計は、生成される要約の質を向上させる鍵となります。

要約精度を高めるテクニック

要約の精度を向上させるためにはいくつかのテクニックがあります。

まず第一に、原文の内容や背景情報を十分に提供することが大切です。これによってAIはより適切な文脈で要約を行うことができます。

また、初回生成後にはフォローアップとして「この部分について詳しく説明してください」と追加指示を与えることで内容の補完が可能です。出力形式についても明確に指定することが効果的であり、以下のように「箇条書き形式」や「段落形式」など用途に応じたフォーマットを指定すると良いでしょう。

• 「以下のテキストを一つの明確で簡潔な段落に要約してください」
• 「箇条書き形式で主なポイントを抽出してください」

さらに、同じ内容で異なるプロンプト設定を試し、その結果を比較することで最適な要約文が得られる場合もあります。特に長文や複雑な文書では、「抽出型」と「生成型」のハイブリッドアプローチが有効であり、この方法によって情報の忠実性と簡潔さが両立します。

長文の場合の要約方法

ChatGPTには一度に処理できる文字数の制限があるため、長い文章は分割して入力する必要があります。長文テキストを要約する場合、以下の方法が効果的です。

ChatGPTの要約はどんなシーンで活用できる？

ChatGPTは、さまざまなビジネスシーンで要約機能を活用することができます。特に、情報の整理や迅速な意思決定を求められる場面において、その能力が大いに役立ちます。

経営判断のための情報集約

経営層や管理職は、迅速かつ正確な情報に基づいて意思決定を行う必要があります。ChatGPTを利用することで、膨大なデータや報告書から重要なポイントを抽出し、要約することが可能です。

例えば、企業の財務諸表や市場分析レポートをChatGPTに入力すると、関連するデータを簡潔にまとめた要約が得られます。このプロセスは、経営判断に必要な情報を迅速に把握する助けとなり、時間の節約にも寄与します。

他にも、長時間の会議の音声ファイルや議事録を要約し、重要な決定事項やアクションアイテムを明確にできます。

関連記事：「ChatGPTが議事録作成にどのように役立つか、おすすめの活用法について解説」

研究開発部門での論文要約

研究開発部門では、新しい知見や技術動向を把握するために多くの論文や資料を読む必要があります。ChatGPTは、これらの文献を効率的に要約する能力があります。

研究者が論文のPDFファイルを提供すると、その内容を理解し、主要な結論や発見を短時間でまとめることができます。このようにして、研究者は膨大な文献の中から重要な情報を素早く抽出し、自身の研究活動に役立てることができます。

関連記事：「AIによる論文検索のメリット、導入時の注意点などを解説」

マーケティング・営業資料の作成

マーケティングや営業部門では、多くの資料作成が求められます。ChatGPTは、提案書やプレゼンテーション資料などの作成にも活用できます。

具体的には、ターゲット市場や競合情報をもとに資料を要約したり、効果的なメッセージングを生成したりすることが可能です。また、過去の営業データや顧客フィードバックを分析し、それに基づいた戦略提案を行うための材料としても利用できます。

さらに、製品の特徴や利点を簡潔にまとめ、顧客向けの説明文を生成できます。

関連記事：「ChatGPTをマーケティングにどう活かせるのか、苦手なこと・注意点」

法務部門での法的文書の効率的な処理

法務部門では、複雑な法的文書を効率的に処理し、関係者が理解しやすい形で情報を提供するために活用されています。

ChatGPTは、法的文書を簡潔にまとめ、関係者が理解しやすくします。また、複雑な法的用語を簡潔に説明し、非専門家でも理解できるようにします。

さらに、法的研究を迅速かつ効率的に行い、関連する法令や判例を簡潔にまとめることもできます。これにより、法務専門家はより迅速に情報にアクセスし、決定を下すことができます。

ただし、法的文書の作成や分析には、機密性やプライバシー保護が求められます。

コールセンター部門での顧客対応品質の向上

ChatGPTは、自社のデータを基にFAQを自動で生成することができます。これにより、一般的な質問に対する回答を迅速かつ正確に提供し、顧客対応の負担を軽減します。

また、顧客とのやり取りを要約し、履歴を効率的に管理することができます。これにより、オペレーターは対応中の内容を迅速に理解し、顧客の問題を効果的に解決できます。

ただし、顧客データのプライバシー保護や機密保持が求められます。

多言語文書の要約

ChatGPTは、英語をはじめ多くの言語に対応しており、文書の言語を自動で検出する機能があります。例えば、中国語、日本語、スペイン語、ドイツ語などで文書を要約することが可能です。

外国語のニュースや論文などの情報を効率的に収集する際に活用できます。例えば「日本語で要約して」と指示することで、長い外国語テキストの内容を日本語で簡潔に理解することができます。

精度は、入力言語によって異なる場合があります。特に、英語以外の言語では精度が低くなることがあります。また、文化的背景やニュアンスを正確に伝えることが難しい場合があります。

関連記事：「ChatGPTを使用して翻訳を行う方法やメリット、実際の活用事例について詳しく解説」

マニュアル作成における要約の活用

ChatGPTは、マニュアル全体の概要を簡潔にまとめることができます。これにより、ユーザーが重要なポイントを迅速に把握できます。

以下に挙げるようなプロンプトが効果的でしょう。

•  「このユーザーマニュアルの主要なポイントを100文字以内で要約してください」
• 「この技術的な説明を一般向けに簡略化してください」
• 「このマニュアルのセクション1とセクション2をそれぞれ要約してください」
• 「最新のアップデートに関する情報を要約してください」

ChatGPTは、複雑な専門用語を簡潔に説明することで、マニュアルをより理解しやすくします。また、マニュアルの各セクションを個別に要約し、ユーザーが必要な情報を効率的に探せるようにします。

マニュアルの作成と更新が迅速化され、時間とリソースを節約できます。さらに、ChatGPTは一貫したスタイルでマニュアルを生成するため、読みやすさが向上します。

関連記事：「ChatGPTを用いたマニュアル作成の具体的な手順や活用法、プロンプト例や注意点」

ChatGPTでの要約時の注意点は？

ChatGPTを活用して要約を行う際には、いくつかの重要な注意点があります。これらの点に留意することで、より効果的かつ安全に要約機能を活用することができます。

情報の正確性と忠実性の確保

ChatGPTによる要約は、高い精度を持つものの、完全に正確とは限らりません。重大な不正確さやハルシネーション（存在しない情報の生成）も発生することがあります。

そのため、要約結果を鵜呑みにせず、必ず原文と照らし合わせて確認することが重要です。

特に専門的な内容や重要な意思決定に関わる情報を要約する場合は、人間の専門家による確認が不可欠です。

ChatGPTは文脈を完全に理解しているわけではありません。微妙なニュアンスや専門用語の解釈に誤りが生じる可能性があります。

要約を最終的な情報源として扱うのではなく、あくまで補助ツールとして活用することが賢明です。

また、ハルシネーション（存在しない情報の生成）防止のための対策として、LLMが外部データベースやドキュメントから最新の情報を取得するRAGも効果的です。

機密情報・個人情報の取り扱い

ChatGPTに入力した情報は、モデルの学習データとして使用される可能性があります。そのため、機密情報や個人情報をChatGPTに入力することは極めて危険です。

企業や組織では、ChatGPTの使用に関する明確なガイドラインを設け、機密情報や個人情報の取り扱いについて従業員に周知徹底することが重要です。

また、Azureを社内で使っているのであれば、Azure AIのセキュリティ機能を活用できます。

著作権に関する法的考慮事項

ChatGPTを使用して著作権で保護された内容を要約する際には、法的な問題が生じる可能性があります。

著作権法の観点から、要約は原著作物の二次的著作物とみなされる可能性があり、著作者の許可なく作成・公開することは著作権侵害となる可能性があります。

特に、商業目的で著作物の要約を作成・販売する場合は、著作権者の許可を得ることが不可欠です。また、学術論文や書籍の要約を公開する際も、適切な引用と出典の明記が必要です。

フェアユースの範囲内で要約を行う場合でも、原著作物の価値を損なわないよう注意が必要です。

関連記事：「なぜChatGPTで著作権問題が起こるのか、日本の著作権とChatGPTはどう関係するのか解説」

まとめ

ChatGPTによる要約は、ビジネス文書から学術論文、動画コンテンツまで幅広く活用できる強力なツールです。適切なプロンプト設計により、経営判断、研究開発、マーケティングなど様々な場面で効率的な情報処理が可能になります。

しかし、情報の正確性確保、機密情報の取り扱い、著作権への配慮など、注意すべき点も多々あります。AIを活用した要約は、時間節約と意思決定の迅速化に大きく貢献しますが、人間の専門知識と判断力が不可欠です。

ChatGPTを適切に活用しつつ、専門家との連携を図ることで、より質の高い情報活用が可能になります。

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ChatGPTによる要約についてよくある質問まとめ