ChatGPTでマニュアルは作れる？作成手順・活用方法・おすすめプロンプトを徹底解説！

日々の業務で、マニュアル作成に時間を取られていませんか？特に新しいプロジェクトやシステムの導入時、その負担は増すばかりです。

本記事では、ChatGPTを用いたマニュアル作成の具体的な手順や活用法、具体的なプロンプト例や注意点も交えながら詳しく解説します。どのようにして高品質なマニュアルを短時間で作成できるのか、また導入によるコスト削減や業務改善の効果についても触れます。

ChatGPTの基本はこちらの記事で詳しく説明していますので併せてご覧ください。

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ChatGPTでマニュアルは作れる？

ChatGPTは、自然言語処理能力と大規模な知識ベースを活用することで、効率的かつ高品質なマニュアル作成が可能になっています。

与えられた情報や指示に基づいて、まるで人間が書いたかのような読みやすい文章を生成することができます。

また、ChatGPTは製品や業務プロセスに関する情報を理解し、それを分かりやすく説明することができるため、複雑な概念を簡潔に解説したり、手順を明確に記述したりすることが得意です。

さらに、ユーザーの質問や要求に応じて、カスタマイズされた内容を提供することも可能なため、ユーザーマニュアルであればより使いやすく、社内マニュアルは社員のニーズに合ったものになります。

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従来のマニュアル作成と比較したメリット

ChatGPTを活用したマニュアル作成には、従来の方法と比較して多くのメリットがあります。

作成時間の大幅な短縮

まず、作成時間の大幅な短縮が挙げられます。ChatGPTは瞬時に大量の文章を生成できるため、マニュアルの初稿作成にかかる時間を大幅に削減できます。

結果として、マニュアル作成にかかる人的リソースを大幅に削減できます。ChatGPTが初稿を作成し、人間がそれを編集・確認するという流れにすることで、作業時間を短縮し、人件費を抑えることができます。

また、ChatGPTは24時間稼働が可能なため、締め切りに追われることなく、柔軟にマニュアル作成を進めることができます。これにより、突発的な要求や急な仕様変更にも迅速に対応できるようになります。

マニュアルの品質向上

ChatGPTを活用することで、マニュアルの品質向上にもつながります。一貫性のある文章や、分かりやすい説明を自動生成できるため、ユーザーの理解度が向上し、問い合わせの減少やユーザー満足度の向上につながる可能性があります。

一貫性の確保

一貫性の確保も重要なメリットです。ChatGPTは、与えられた指示や形式に従って一貫した文体や構造でマニュアルを作成できます。これにより、複数の執筆者が関わる場合でも、統一感のあるマニュアルを作成することが可能になります。

多言語対応

ChatGPTは多言語対応も得意としています。一度作成したマニュアルを異なる言語に翻訳する際、ChatGPTを活用することで、高品質な多言語マニュアルを効率的に作成できます。

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ChatGPTでどんなマニュアルが作れる？

ChatGPTは、多様な業種や部門におけるマニュアル作成に活用できる強力なツールです。業務マニュアル、研修資料、部門別マニュアル、さらには多言語対応のマニュアルまで、幅広い用途に応じたドキュメントを生成できます。

ユーザーマニュアル

ChatGPTを使用してユーザーマニュアルを作成することで、人間が手動で書くよりもはるかに迅速にマニュアルを生成できます。これにより、技術ライターの負担が軽減され、他の重要なタスクに集中できるようになります。

ChatGPTは、標準化されたフォーマットとスタイルでマニュアルを生成するため、複数のライターが関与する場合でも一貫性が保たれます。

また、専門的な技術ライターを雇う必要が減り、コストを削減できます。 多言語対応やマニュアルの更新も効率的に行えるため、長期的なコスト削減にも寄与します。

おすすめのプロンプト例

新人用業務マニュアルや研修資料

ChatGPTを活用することで、業務マニュアルの作成プロセスを大幅に効率化できます。例えば、新入社員向けのオンボーディングマニュアルを作成する場合、会社の基本情報、業務フロー、社内システムの使用方法などを網羅的に記述することが可能です。

ChatGPTに適切なプロンプトを与えることで、段階的な説明や具体的な例示を含む、分かりやすい内容を生成できます。

また、研修資料の作成においても、ChatGPTは有用なツールとなります。例えば、顧客対応スキル向上のための研修資料を作成する際、ChatGPTを使用して一般的な顧客対応のシナリオや、効果的なコミュニケーション技術の解説を生成することができます。

これにより、人事部門や研修担当者の負担を軽減しつつ、質の高い研修資料を短時間で作成することが可能になります。

おすすめのプロンプト例

関連記事：「ChatGPTによる要約とは？テキスト・動画・PDF向けのプロンプト・注意点を徹底解説！」

営業部門向け社内マニュアル

ChatGPTは、各部門の特性に応じたカスタマイズされたマニュアルの作成にも適しています。

例えば、営業部門向けのマニュアルでは、商品知識、セールストーク、顧客管理システムの使用方法などを含めることができます。ChatGPTに部門特有の専門用語や業務フローを学習させることで、より実用的で部門に特化したマニュアルを生成することが可能です。

プロンプトに具体的な指示や背景情報を含めることで、質の高いマニュアルを生成できます。しかし、ChatGPTに機密情報や個人情報を入力しないようにします。例えば、顧客の個人情報や社内機密情報は避けてください。

データを「公開可能」、「社内情報」、「機密情報」などに分類し、ChatGPTに適切な情報のみを提供します。

おすすめのプロンプト例

IT部門向け社内マニュアル作成

IT部門向けのマニュアルでは、システム運用手順、トラブルシューティングガイド、セキュリティポリシーなどを含めることができます。ChatGPTは複雑な技術情報を分かりやすく説明する能力があるため、技術者以外のスタッフにも理解しやすいマニュアルを作成できます。

データを「公開可能」、「社内情報」、「機密情報」などに分類し、ChatGPTに適切な情報のみを提供しましょう。例えば、システムの一般的な構成情報は公開可能として提供できますが、具体的なセキュリティ設定は社内情報として扱います。

顧客の個人情報や社内機密情報（例：サーバーのIPアドレス、データベースの認証情報）は避けてください。

おすすめのプロンプト例

人事部門向け社内マニュアル

人事部門向けのマニュアルでは、採用プロセス、労務管理、評価制度などを含む包括的なマニュアルを作成することが求められます。ChatGPTを使用することで、法令遵守に関する注意点や、従業員のプライバシー保護に関する指針なども含めた包括的なマニュアルを作成できます。

マニュアルの利用目的や対象者、必要な情報の種類を明確にします。例えば、採用プロセスや労務管理の手順を記述する際には、法令遵守やプライバシー保護の重要性を考慮します。

ChatGPTに機密情報や個人情報を入力しないようにします。例えば、従業員の個人情報や社内機密情報は避けてください。

おすすめのプロンプト例

多言語マニュアル

ChatGPTの強力な機能の一つに、多言語対応があります。これにより、グローバルに展開する企業や、多国籍の従業員を抱える組織にとって非常に有用なツールとなります。

例えば、日本語で作成したマニュアルを英語、中国語、スペイン語など、複数の言語に翻訳することが可能です。

多言語マニュアルを作成する際のポイントとしては、まずオリジナル言語（例えば日本語）でマニュアルの内容を明確に定義することが重要です。その後、ChatGPTに翻訳を依頼する際は、業界特有の専門用語や文化的な違いに注意を払うよう指示を出すことが効果的です。

また、翻訳の品質を高めるために、ChatGPTに「この翻訳をより自然な表現に改善してください」といったプロンプトを使用することで、より洗練された翻訳文を得ることができます。

さらに、重要な部分については人間の専門家によるチェックを行うことで、より正確で信頼性の高い多言語マニュアルを作成することができます。

関連記事：「ChatGPTを使用して翻訳を行う方法やメリット、実際の活用事例」

おすすめのプロンプト例

ChatGPTでマニュアルを作る方法

ChatGPTを活用してマニュアルを作成するプロセスは、効率的かつ体系的なアプローチが求められます。適切な準備と戦略的な実行により、高品質なマニュアルを短時間で作成することが可能です。

ここでは、業務プロセスの整理から効果的なプロンプト設計まで、実践的な手順を詳しく解説します。

業務プロセスと作業内容の整理方法

マニュアル作成の第一歩は、対象となる業務プロセスと作業内容を明確に整理することです。この段階で重要なのは、全体像を把握しつつ、細部まで漏れなく情報を収集することです。

1. 業務の全体の流れを時系列で書き出します。
   作業の順序や依存関係が明確になります。
2. 各作業の目的を明確にし、担当者がいる場合はその名前も記録します。
   「誰が」「何のために」その作業を行うのかが明確になります。
3. 業務で使用するデータやシステムを特定します。
   具体的な名称を明記することで、「何を使う」のかが明確になり、マニュアルの利用者が迷うことなく作業を進められるようになります。

この整理プロセスでは、現場の担当者へのヒアリングが非常に有効です。30分程度の短時間のインタビューでも、1日の業務の流れ、使用するツール、注意が必要な作業などの重要な情報を収集できます。

関連記事：「技能伝承が進まない原因や成功させるポイント、LLMを活用するメリット、活用事例」

また、

効果的な情報収集と構成の立て方

情報収集と構成の立て方は、マニュアルの質を大きく左右します。効果的な方法として、以下のアプローチが推奨されます。

1. 既存のマニュアルや資料を徹底的に分析します。
   現状の業務プロセスや重要なポイントを把握できます。
2. 専門用語や固有名詞のリストを作成します。
3. マニュアルの目的、対象読者、期待される成果を明確に定義
4. 含めるべき内容を箇条書きで列挙し、優先順位をつけます。
5. 論理的な流れを作るために、章立てや見出しの階層を決定します。

効果的な構成のコツは、ユーザーの視点に立つことです。初心者でも理解しやすい構成を心がけ、基本的な操作から応用まで網羅することが重要です。

また、トラブルシューティングセクションを含めることで、ユーザーが問題に直面した際の対処方法も提供できます。

セクション別のプロンプト設計と入力のコツ

ChatGPTを活用してマニュアルを作成する際、適切なプロンプト設計が成功の鍵となります。セクション別にプロンプトを設計することで、より詳細で正確な情報を引き出すことができます。

プロンプト設計の基本は、具体的で明確な指示を与えることです。例えば、「〇〇ソフトウェアのインストール手順を3ステップで簡潔に説明してください」というように、対象や要件、ステップ数を明確に指定します。

各セクションのプロンプトには、以下の要素を含めることが効果的です。

• セクションの目的や対象読者の明確化
• 含めるべき具体的な情報や手順の指定
• 使用すべき専門用語や表現スタイルの指示
• 想定される質問や懸念事項への対応方法

プロンプト入力のコツとして、段階的なアプローチが推奨されます。まず、マニュアルの骨子や概要を作成するプロンプトを入力し、その後、各セクションの詳細な内容を生成するプロンプトを順次入力していきます。

例えば、以下のようなプロンプトテンプレートを使用することができます：

このようなテンプレートを使用することで、一貫性のある高品質なマニュアルを効率的に作成することができます。

ChatGPTマニュアルを作成する際の注意点

ChatGPTを活用してマニュアルを作成する際、高品質な成果物を得るためには適切な手法と注意深い検証が不可欠です。的確なプロンプト設計、生成されたコンテンツの検証と改善、そして専門用語の適切な使用を通じて、より効果的なマニュアルを作成することができます。

プロンプト作成のためのガイドラインをつくる

ChatGPTから質の高い出力を得るためには、明確で具体的なプロンプトを設計することが重要です。効果的なプロンプト作成のためのガイドラインには以下のようなものがあります。

まず、プロンプトには明確な文脈と目的を含めましょう。例えば、「新入社員向けの顧客対応マニュアルを作成してください。基本的な応対手順と注意点を含めてください」というように、対象読者と具体的な内容を指定します。

次に、望ましい出力形式や構造を指定することも効果的です。「5つの主要セクションに分けて、各セクションは200字以内でまとめてください」といった具体的な指示を与えることで、より構造化された回答を得ることができます。

また、専門用語や業界固有の表現がある場合は、それらをプロンプトに含めることで、より正確な内容を生成できます。「ISO 9001の品質管理基準に基づいた製造プロセスのマニュアルを作成してください」というように、重要な専門用語を明示的に指定しましょう。

関連記事：「プロンプトとは何か？やプロンプトを作るコツ、例文、共有して活用する方法を紹介」

生成されたマニュアルは人間の検証と改善が必要

ChatGPTが生成したマニュアルの内容は、人間の専門家による検証と改善が必要です。以下のステップを踏むことで、マニュアルの品質を向上させることができます。

1. 初期レビュー
   生成されたコンテンツを全体的に確認し、構造、流れ、主要な情報の正確性をチェック
2. 事実確認
   技術的な詳細や手順が正確であるか、最新の情報と一致しているかを確認
3. ユーザビリティテスト
   実際のユーザーにマニュアルを使用してもらい、理解度や使いやすさをフィードバックしてもらいます
4. 反復的な改善
   フィードバックに基づいて、ChatGPTに修正や追加の指示を出し、内容を洗練させていきます。
5. 最終校正
   専門家による最終チェックを行い、一貫性、正確性、読みやすさを確保

このプロセスを通じて、ChatGPTの強みである迅速な初稿作成と、人間の専門知識による精緻化を組み合わせることで、高品質なマニュアルを効率的に作成できます。

セキュリティ上の注意点

ChatGPTに機密情報や個人情報を入力しないようにします。例えば、顧客の個人情報や社内機密情報は避けてください。また、データを「公開可能」、「社内情報」、「機密情報」などに分類し、ChatGPTには適切な情報のみを提供します。

ChatGPTへのアクセスには多要素認証を導入し、不正アクセスを防ぎます。

Azure OpenAI Serviceを利用してRAGを構築し、自社データに基づいたカスタマイズされたChatGPTモデルを構築することも可能です。これにより、セキュリティを確保しながら社内特有の用語や業務プロセスを正確に理解した回答が可能になります。

関連記事：「ChatGPTは安全なのか？情報漏洩が起きる原因や情報漏洩を防ぐためのポイント」

まとめ

ChatGPTを活用したマニュアル作成は、業務効率化と品質向上を実現する手法です。迅速な初稿作成や多言語対応、一貫性の確保など、従来の方法と比べて多くのメリットがあります。

しかし、生成された内容は必ず人間の目で確認し、必要に応じて修正や加筆を行うことが重要です。特に、専門性の高い内容や、最新の情報が必要な場合は、専門家の知見を取り入れることを推奨します。

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ChatGPTを活用したマニュアル作成についてよくある質問まとめ