Notion AIとは？活用シーン9選・メリット・特徴・使うコツを徹底解説

Notionは、メモやスケジュール・タスクの管理、ファイルデータベース、Webサイトなどオフィスで使うさまざまな管理機能を一元的に使えるクラウドアプリです。2021年10月に、2億7500万ドルの新規資金調達を発表し、評価額が1兆円以上まで上昇しました。

情報管理やドキュメント管理の重要性は高まっており、その中でも注目を集めているのがNotionに搭載された生成AIであるNotion AIです。LLM技術を生かして、個々のスタッフの作業効率化だけでなく、企業が管理すべき情報のインデックス化を推進できます。

生成AIとはなにか、種類や使い方事例をこちらの記事で、LLMについてはこちらで詳しく説明していますので併せてご覧ください。

この記事では、Notion AIの主な機能や特徴、メリット、また具体的な活用シーン、使いこなすコツまで丁寧に解説します。

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Notion AIとは？

Notion AIは、組織やチームの情報管理、プロジェクト管理、日常の業務をサポートする強力なAIツールです。Notionに組み込まれており、追加料金を払って使用できます。

テキスト生成やコンテンツの改善、データベースの要約など、多岐にわたるAI機能を提供し、作業効率を向上させます。ユーザーは質問に対する答えを即座に得ることができたり、個々のノートやリサーチから考察を引き出すことも可能です。

バックグラウンドでは下記企業のLLMが稼働しています。

• Claude3で一躍生成AIの主役に躍り出たAnthropic
• ChatGPTで生成AIの先頭を走るOpenAI
• OpenAIのライバルとも言われるCohere

料金

料金は以下の通りです。無料バージョン、有料バージョンを問わず、以下追加費用を払って使用します。

• メンバー1人当たり月額約1,530円（10ドル）
• Notionのいずれかのプランを年払いで利用している場合は20%割引が適応される

Notion AIの4つの特徴

Notion AIには以下のような特徴があります。

自然言語処理

Notion AIは自然言語処理技術を駆使して、ユーザーの入力したテキストから意図を理解し、関連するコンテンツを生成します。

例えば、会議中に作成した会議のメモを元に要約をしたり、ネクストアクションを抽出することも可能です。また、文字起こししたデータをそのまま貼り付けることで、要約などを作成することも可能です。これにより、議事録作成にかかる時間と労力を大幅に削減することが可能です。

コンテンツ整理

Notion AIは、ユーザーのノートやドキュメントを解析し、関連する情報を整理・クラスタリングする能力も持っています。さらに、内容の整合性や改善点を提示し、より簡潔で意味のあるドキュメント作成をサポートします。

プロジェクトを進める上で、メンバーがそれぞれ別個にメモを取ったり、情報を蓄積したりしていては、全体像の把握が難しくなります。Notion AIなら、メンバーが入力した断片的な情報を自動的に紐付けし、構造化してくれます。これにより、プロジェクトの進捗状況や課題を可視化し、素早く認識することが可能となります。

ドキュメント品質の向上

Notion AIは内容の整合性チェックや改善提案も行うため、ドキュメントの品質向上にも寄与します。例えば、プロポーザルや報告書の作成時、Notion AIが文章の論理構成をチェックし、わかりにくい表現や矛盾点を指摘してくれます。これにより、ミスやわかりづらさを減らし、説得力のある高品質なドキュメント作成が可能になります。

カスタマイズ可能なテンプレート

Notion AIはカスタマイズ可能なテンプレートを提供し、特定のワークフローやプロジェクト要件に合わせて最適化することができます。これにより、一貫性のあるフォーマットで情報を整理し、チーム間のコミュニケーションを効率化します。

例えば、営業報告書のテンプレートを設定しておけば、営業担当者は決められたフォーマットに沿って報告を入力するだけで、統一感のある報告書を簡単に作成できます。このように、業務プロセスに合わせてNotionを設計することで、チーム全体の生産性を高められるのです。

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Notion AIをビジネスで利用する4つのメリット

多くの企業や個人は、ビジネスシーンにおいて多くのメリットを得ることができます。以下はその具体的な例です。

生産性の向上

Notion AIは、日々の業務を自動化し、情報整理を効率的に行うことで生産性を大幅に向上させます。文書作成やデータ整理など、繰り返し発生するタスクをAIが支援することで、より戦略的な業務に集中できるようになります。

プロジェクト管理においても、Notion AIはタスクの進捗状況を自動的に追跡し、締め切りが近づくとリマインダーを送信するなど、プロジェクトの円滑な進行をサポートします。こうした作業の自動化により、従業員はより戦略的で付加価値の高い業務に注力できるようになるのです。

チーム連携の強化

チーム内での情報共有と協力がスムーズになります。Notion AIを利用することで、文書やノートがチームメンバー間でリアルタイムに共有され、更新されます。

Notion AIはドキュメントの変更履歴を自動的に記録し、いつ、誰が、何を変更したのかを明確に示すため、プロジェクトの進行状況が一目で把握でき、効果的な意思決定が可能になります。

さらに、Notion AIはチャット機能も内蔵しているため、ドキュメントに関する議論をその場で行うことができます。こうした機能により、チームメンバー間のコラボレーションが活性化し、プロジェクトの成果を高められるのです。

アクセシビリティの向上

Notion AIは、利用者にとって使いやすいインターフェースを提供し、モバイルアプリにも対応しているため、場所を選ばずに作業ができます。これにより、リモートワークやフレキシブルな働き方がさらに容易になります​。

スケーラビリティの確保

Notion AIは、小規模なスタートアップから大企業まで、どんな規模の組織にも柔軟に対応します。組織の成長に合わせて機能を拡張できるため、ビジネスが拡大しても同じツールを継続して使用することができます。

例えば、顧客管理ツールや会計ソフトとNotionを連携させることで、データの一元管理が可能になります。こうした拡張性の高さにより、ビジネスの成長に合わせて柔軟にNotionを活用できるのです。

Notion AIのおすすめ利用シーン9選

様々な用途で利用されるNotion AIですが、以下のような場面で活用可能です。

カスタマーサポートの効率化

Notion AIを活用することで、カスタマーサポート業務の効率を大幅に改善できます。

まず、AIが顧客からの問い合わせ内容を自動的に分析し、適切なカテゴリーに分類します。例えば、「商品の仕様に関する質問」「注文状況の確認」「返品・交換の依頼」など、問い合わせの種類に応じて最適な対応部署や回答テンプレートを提示します。これにより、問い合わせの振り分けにかかる時間と手間を削減できるため、サポートスタッフは回答作成により集中できるようになります。

さらに、Notion AIは過去の問い合わせ履歴や対応事例を学習し、サポートスタッフに的確なアドバイスを提供します。例えば、ある問題に対する最適な回答事例や、顧客満足度の高い対応方法などを提示することで、サポートスタッフのスキルアップを支援します。

営業活動の支援

Notion AIは、営業活動をサポートする強力なツールとして活用できます。AIが顧客データや過去の商談履歴を分析することで、営業担当者に最適なアプローチ方法を提案します。

例えば、ある顧客の業種、規模、購買履歴、webサイトでの行動パターンなどを総合的に判断し、その顧客が求める製品やサービスを推測します。そして、過去の成約事例から効果的なコミュニケーション方法や提案内容を抽出し、営業担当者に的確なアドバイスを提供します。

マーケティングコンテンツの制作

Notion AIは、マーケティングコンテンツの制作において、ターゲットユーザーに最適化された効果的なコンテンツを提案します。まず、AIがウェブサイトの閲覧履歴や購買データ、ソーシャルメディアでの反応などを分析し、ターゲットユーザーの嗜好や行動パターンを詳細に把握します。

そして、その知見をもとに、ユーザーが求める情報やエンゲージメントを誘発するコンテンツの要素を特定します。

法務・コンプライアンス対応の強化

Notion AIを活用することで、企業の法務・コンプライアンス対応を強化し、リスクマネジメントを徹底できます。まず、AIが契約書や法的文書をスキャンし、重要な条項や潜在的なリスク要因を自動的に抽出します。

例えば、契約書の免責事項や違約金条項、知的財産権の帰属などを詳細にチェックし、企業に不利な条件がないかを検証します。また、法的文書の文言や表現を分析し、法的拘束力やエンフォーサビリティに問題がないかも確認します。

人事・採用業務の最適化

応募者の履歴書や職務経歴をAIが分析し、適性や能力を評価可能です。面接の日程調整や合否連絡などの業務を自動化し、人事担当者の負担を軽減できます。

ミーティングの自動要約

会議のメモ取りをAIが自動で行い、重要なポイントやアクションアイテムを要約してくれます。これにより、ミーティング後のフォローアップが容易になり、生産性が向上します。

研究や文書作成

研究活動や報告書の作成において、Notion AIは関連情報を整理し、重要なデータを抽出して文書を自動生成します。これにより、時間を要する情報収集や整理の作業を大幅に削減できます。

ナレッジベースとの統合

Notion AIは、ナレッジベースの情報を利用して、ユーザーが必要とする情報を瞬時に提供することができます。これにより、社内情報へのアクセス性が高まり、内部向けFAQの整備もできます。

プロジェクト管理

Notion AIをうまく利用することでプロジェクトの管理も容易になります。AI機能を使用することで、現在のタスクやその担当者が把握できたり、進捗状況を可視化したりすることが可能です。

Notion AIを使いこなすコツ

以下のポイントを押さえることでNotion AIをうまく使うことができます。

目的を明確に設定する

Notion AIを使用する前に、どの業務プロセスを改善したいのか、またはどの情報を管理したいのかなどを明確に設定します。

例えば、「プロジェクト管理の効率化」「ナレッジ共有の促進」「コミュニケーションの円滑化」など、具体的な課題や改善したいポイントを洗い出しましょう。そして、その目的に沿って、Notion AIの機能やテンプレートを選択・カスタマイズすることで、ツールを最大限に活用できます。

テンプレートを積極的に活用する

Notion AIでは多様なテンプレートが用意されており、これらを活用することでプロジェクト管理、タスクリスト、ノートテイキングなど、さまざまな用途に合わせてカスタマイズが可能です。

これらのテンプレートをベースに、自社の業務プロセスに合わせてカスタマイズすることで、スムーズにNotionを導入できます。また、優れたテンプレートを共有するコミュニティも存在するため、他社の事例から学ぶことも有効でしょう。

インテグレーション機能をフル活用する

Notion AIは、他のアプリケーション（Google Workspace、Slack、Evernoteなど）との連携が可能です。これらのインテグレーションを活用することで、情報を一元管理しやすくなり、作業の効率が大幅に向上します。

例えば、Google カレンダーとの同期により、会議のスケジュールと議事録を自動的にリンクさせたり、Slackとの連携により、重要な通知をチャンネルに投稿したりできます。アプリケーション間のシームレスな情報移動により、業務の断片化を防ぎ、生産性を高められるでしょう。

チームでの共有とフィードバックの促進

Notion AIをチーム内で共有し、メンバーからのフィードバックを積極的に求めることで、さらに使いやすい環境を作り出すことができます。メンバー全員がNotionを使いこなせるよう、社内トレーニングを実施したり、ベストプラクティスを共有したりすることが大切です。

Notion AIについてよくある質問まとめ

まとめ

この記事では、Notion AIの基本的な概要から、その具体的な利用方法、ビジネスシーンでの多彩な利用例に至るまで、詳細にわたって解説しました。

Notion AIを導入することで、日々のタスク管理はもちろん、プロジェクトの進行管理やチーム内コミュニケーションの効率化が図れます。これにより、企業や組織は迅速かつ効果的に目標達成を目指すことができるでしょう。

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