ChatGPTのタスク機能とは？対話型AIでスケジュール管理する方法・活用シーン・具体的なプロンプトを徹底解説！

複数のプロジェクトを同時進行する場合や、営業訪問のスケジュール調整、社内会議の日程調整など、ビジネス場面で効率化が求められる場面は多岐にわたります。

この記事では、OpenAIのChatGPTを活用して、これらの課題を解決する方法を紹介します。ChatGPTのタスク機能（ベータ版）と対話機能を駆使し、スケジュール管理を自動化・最適化することで、あなたの業務効率を大幅に向上させることが可能です。具体的な活用シーンやプロンプト例、注意点も解説しているので、すぐに実践に活かせます。

ChatGPTの基本はこちらの記事で詳しく説明していますので併せてご覧ください。

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ChatGPTのタスク機能とは？

2025年1月にOpenAIがChatGPTに導入したタスク機能ベータ版は、ユーザーがリマインダーを設定したり、定期的なタスクを自動化することができる新しい機能です。指定された時間にChatGPTが自動的にタスク実行し、結果を通知します。

現在はChatGPT Plus、Pro、Teamプランのユーザーが利用可能です。 将来的には無料プランを含む全ユーザーに提供される予定です。

まだ有料版ユーザー限定のベータ機能ですが、ChatGPTをより自律的に行動するAIエージェントとして発展させるための重要なステップとされています。

タスク機能ができること

タスク機能ができることを以下に挙げます。

• リマインダーの設定：特定の日時にリマインダーを設定できます。
• 定期的なタスクの自動化：毎日や毎週など、定期的に繰り返すタスクを設定できます。
• タスクの管理：作成したタスクは、ChatGPTの「Tasks」メニューから一覧表示され、編集や削除、一時停止などの管理が可能です。

タスク機能の利用方法

ChatGPTを起動し、右上のプロファイルアイコンからタスクを選択します。もしくは、モデル選択メニューで「ChatGPT-4oとタスク」を選択してアクセスします。

タスクを設定するには、チャット画面で指示を入力します。例えば、「明日の朝8時に、今日の予定をリマインドして」と入力します。

タスクが完了すると、プッシュ通知やメールで結果が通知されます。

ChatGPTのタスク機能の活用事例（プロンプト付）

ChatGPTのタスク機能を活用するための設定例をいくつか紹介します。これらの例は、日常生活や業務の効率化に役立ちます。

上記は実際にリマインダー設定を行った際の画面です。実際に該当時間になると、以下のようなメールが届きます。

他にも、以下のような設定が可能です。

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タスク機能の限界と将来的な展望

タスク機能はまだベータ版ですので、いくつか重大な限界があります。

• 最大10個のタスクまで
• 音声チャットやファイルアップロードは未対応
• 外部のカレンダーやメール、ファイル管理システムとの統合が不足
• デバイス間での通知が一貫性を欠くことがある。特にモバイルアプリで問題

将来的な展望

将来的には、外部ツールとの統合や複雑なワークフロー作成機能が追加される可能性があり、これによりタスク管理の柔軟性が向上するでしょう。そして、OpenAIのOperatorに組み込まれる形で、AIがより自律的に動作し、複雑なタスクを独立エージェントとして実行できるようになることが期待されています。

ChatGPTでスケジュール管理ができる？

タスク機能はまだベータ版ですが、それでも従来からあるChatGPTの対話機能を活用することで、スケジュール管理の効率化と最適化が可能になります。

プロジェクト管理からタスクの整理、スケジュールの調整まで、幅広い用途で活用できます。

プロジェクトスケジュールの自動生成

ChatGPTは、プロジェクトのスケジュールを効率的に作成するための強力なツールです。プロジェクトの要件やタスクを入力するだけで、適切なタイムラインと各タスクの期間を自動で提案します。

例えば、1ヶ月でWebサイトを構築するプロジェクトのスケジュールを立てる場合、ChatGPTに以下のようなプロンプトを送信できます。

これらの情報を基に、ChatGPTは各フェーズに適切な期間を割り当てたスケジュールを生成します。例えば、企画と設計が最初の1週間、開発が2週間、テストが1週間、リリース準備が最終1週間というように、以下のように具体的なスケジュールを提案します。

さらに複雑なプロジェクトで進行をビジュアライズしたい場合が以下のようなプロンプトも実用的です。

プロジェクトスケジュールの管理

ChatGPTを使用すると、プロジェクトのスケジュールを効率的に管理できます。プロジェクトの進行中に変更が生じた場合も、ChatGPTに状況を説明すれば、残りのタスクを再調整し、更新されたスケジュールを提案します。

これにより、プロジェクトマネージャーは迅速かつ柔軟にスケジュールを管理でき、プロジェクトの成功率を高めることができます。

例えば、建設プロジェクトで天候の悪化により工事が遅延した場合、以下のようにプロンプトを入力することができます。

タスクの優先順位付けと整理機能

ChatGPTは、複数のタスクを効率的に整理し、優先順位を付ける機能も提供します。タスクのリストを入力すると、タスクの緊急性（締切の近さ）と重要性（タスクの影響度）に基づいて最適な順序を提案してくれます。

例えば、「明日締切のレポート作成」「来週のプレゼン準備」「今日中に返信が必要なメール対応」というタスクがある場合、以下のようなプロンプトで指示できます。

ChatGPTは緊急性と重要性を考慮して、以下のような最適な優先順位の提案を示してくれました。

この機能により、ユーザーは重要なタスクに集中し、効率的に作業を進めることができます。また、長期的なゴールと短期的なタスクのバランスを取ることも容易になり、生産性の向上につながります。

スケジュール調整と自動最適化

ChatGPTは、複雑なスケジュール調整を自動化し、最適化する能力も持っています。例えば、複数の参加者がいるミーティングの日程を調整する場合、各参加者の空き時間情報をChatGPTに入力すると、全員が参加可能な最適な時間帯を提案してくれます。

さらに、ChatGPTは予定が詰まっている日のスケジュールを自動的に調整し、より効率的な時間配分を提案します。

例えば、重要な会議の前後に十分な準備時間と振り返りの時間を確保したり、長時間の集中作業の間に適切な休憩時間を挿入したりするなど、ユーザーの生産性とウェルビーイングを考慮したスケジュール最適化が可能です。

例えば、3名の参加者がいるミーティングの日程を調整する場合、以下のようにプロンプトを入力することができます。

これにより、ChatGPTは共通の空き時間を特定し、最適なミーティング時間を提案します。

さらに、以下のようにポモドーロテクニックを活用してスケジュールの最適化を行うことも可能です。

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ChatGPTによるスケジュール管理における活用シーン別ガイド

ChatGPTを活用したスケジュール管理は、様々なビジネスシーンで効果を発揮します。ここでは、プロジェクトマネジメント、営業活動、社内ミーティングにおける具体的な活用方法を紹介します。

プロジェクトマネジメントでの活用方法

プロジェクトマネジメントにおいて、ChatGPTは強力な助手となります。プロジェクトの概要や目標、チームメンバーの情報をChatGPTに入力することで、詳細なプロジェクトスケジュールを自動生成できます。

さらに、プロジェクト進行中に変更が生じた場合も、ChatGPTに状況を説明すれば、残りのタスクを再調整し、更新されたスケジュールを提案します。これにより、プロジェクトマネージャーは迅速かつ柔軟にスケジュールを管理でき、プロジェクトの成功率を高めることができます。

また、ChatGPTはプロジェクトの進捗状況を分析し、潜在的なリスクや遅延を事前に特定することも可能です。これにより、問題が大きくなる前に対策を講じることができ、プロジェクトの円滑な進行を支援します。

営業活動における訪問スケジュール最適化

営業活動において、効率的な訪問スケジュールの立案は非常に重要です。ChatGPTは、ウェブ上のデータや地理的情報どを基に、最適な訪問ルートと時間配分を提案することができます。

例えば、以下のようにChatGPTに指示すると、各拠点の所在地を考慮した最適なスケジュールを生成します。

これにより、移動時間の最小化と面談時間の最大化を図ることができ、営業活動の生産性が大幅に向上します。

さらに、ChatGPTは天候予報や交通情報なども考慮してスケジュールを調整できるため、より現実的で実行可能な訪問計画を立てることができます。これにより、営業担当者は顧客との面談に集中でき、成約率の向上につながります。

社内ミーティングの効率的な日程調整

複数の参加者がいる社内ミーティングの日程調整は、しばしば時間のかかる作業となります。ChatGPTを活用することで、この過程を大幅に効率化できます。

ChatGPTに各参加者の空き時間情報を入力すると、全員が参加可能な最適な時間帯を提案してくれます。

また、ChatGPTは参加者の優先度や過去のミーティング参加パターンも考慮できるため、より実現可能性の高い日程を提案します。さらに、ミーティングの目的や議題に応じて、最適な時間帯（朝一番の時間や午後の集中しやすい時間帯など）を提案することも可能です。

ChatGPTによるスケジュール管理の精度を高めるポイント

ChatGPTを活用してスケジュール管理の精度を高めるには、いくつかの重要なポイントがあります。適切な指示の与え方、セキュリティへの配慮、そしてシステムの効率的な利用方法を理解することで、より効果的なスケジュール管理が可能になります。

具体的なプロンプト作成のポイント

ChatGPTを効果的に活用するには、適切なプロンプト（指示）を作成することが鍵となります。スケジュール管理に関するプロンプトを作成する際は、以下のポイントに注意しましょう。

関連記事：「ChatGPTのプロンプトとは？作成のコツ・例文」

セキュリティに配慮した情報入力

ChatGPTを使用してスケジュール管理を行う際は、セキュリティに十分注意を払う必要があります。個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意を払いましょう。

まず、実際の人名や企業名を使用せず、仮名や一般的な表現に置き換えることをお勧めします。例えば、「山田太郎との会議」ではなく「クライアントAとの会議」というように表現します。同様に、プロジェクト名や製品名も一般化した表現を使用しましょう。

また、具体的な場所や連絡先情報などの機密性の高い情報は、ChatGPTに入力しないようにします。代わりに、「オフィス」や「外部会議室」といった一般的な表現を使用してください。

さらに、ChatGPTの利用規約やプライバシーポリシーを十分に理解し、遵守することが重要です。入力した情報がどのように扱われるかを把握し、必要に応じて適切な対策を講じましょう。

関連記事：「 ChatGPTで情報漏洩が起こる？リスクに対処するポイント」

システム負荷を考慮した運用方法

ChatGPTを効率的に利用するためには、システム負荷を考慮した運用方法を心がける必要があります。過度な利用や不適切な使用方法は、システムの応答速度低下や精度の低下につながる可能性があります。

まず、一度に大量の情報を入力するのではなく、適切に分割して入力することをお勧めします。例えば、1ヶ月分のスケジュールを一度に立てるのではなく、週単位や隔週単位で計画を立てることで、より正確で管理しやすいスケジュールを作成できます。

また、ChatGPTの応答を待つ間に他の作業を行うなど、効率的な時間の使い方を心がけましょう。システムの応答時間は状況によって変動する可能性があるため、余裕を持ったスケジュール管理を行うことが重要です。

さらに、定期的にChatGPTの最新情報や更新情報をチェックし、新機能や改善点を把握することで、より効果的な利用が可能になります。ChatGPTの性能は日々進化しているため、最新の情報に基づいた利用方法を常に心がけましょう。

まとめ

ChatGPTを活用したスケジュール管理は、ビジネスパーソンの時間管理を改善します。プロジェクト管理、タスクの優先順位付け、複雑な日程調整などを効率化し、生産性を大幅に向上させます。

しかし、ChatGPTはあくまでツールであり、その能力を最大限に引き出すには、適切な指示と運用が不可欠です。特に複雑なプロジェクトや、高度な専門知識を要するスケジュール管理においては、ChatGPTだけでは対応しきれない場合もあります。より詳細な分析や、個別の状況に合わせた最適化が必要な場合は、専門家の助けを借りることも検討しましょう。

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ChatGPTを活用したスケジュール管理についてよくある質問まとめ